Kennst du das?

Das ist kein Organisationsproblem. Das sind Aufgaben, die jemand anderes machen kann.

Ich übernehme Technik, Verwaltung und Automatisierung für Yoga-, Coaching- und Wellness-Business. Feste Stunden im Monat, fester Slot in der Woche. Und ich verstehe, wovon du redest, wenn du Retreat-Anmeldung oder Ausbildungsmodul sagst.

Wie viel Zeit verliert dein Studio an Handarbeit? Mach den Systemcheck in 2 Minuten

Mit ihnen arbeite ich

DasGrosseWerk

Was ich übernehme

Such dir raus, was dich am meisten kostet

Keine Wunschliste, sondern das, was ich tatsächlich mache. Meistens reichen zwei, drei Sachen.

Technik und Automatisierung

Anmeldung, Zahlung und Zugänge automatisch abwickeln
Erinnerungsmails vor dem Start, Nachfassmails danach
Teilnahmebestätigungen und Zertifikate automatisch erstellen
Make-Szenarien bauen, testen und warten
Tools verbinden, die bisher nebeneinanderher laufen

Kurse, Retreats, Ausbildungen

Teilnehmerlisten pflegen, Warteliste im Blick behalten
Vor- und Nachbereitungsmails schreiben und terminieren
Material verschicken, Zugang zu Aufzeichnungen geben
Feedbackbögen aufsetzen und auswerten
Anzahlungen und offene Zahlungen nachhalten

Content und Sichtbarkeit

Redaktionsplan aufsetzen und mit dir befüllen
Posts vorbereiten und einplanen, auf mehreren Kanälen
Newsletter aufsetzen, gegenlesen und versenden
Reels schneiden lassen, Untertitel prüfen, Termine setzen
Einmal im Monat die Zahlen zusammenstellen, kurz und lesbar

Dir den Rücken freihalten

Posteingang sortieren und Standardantworten vorbereiten
Rechnungen schreiben und offene nachverfolgen
Termine koordinieren, auch über Zeitzonen hinweg
Belege und Unterlagen für die Steuerberatung sammeln
Alles mitdokumentieren, damit es nicht nur in meinem Kopf liegt

So arbeiten wir zusammen

Systemcheck

90 Minuten auf deine Tools und deine Woche. Danach weißt du, was sich lohnt, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.

Erste 30 Tage

Ich übernehme zuerst das, was am meisten nervt, und dokumentiere alles mit.

Laufend

Feste Stunden im Monat, fester Slot in der Woche, Reaktionszeit ein Werktag. Gemeinsames Board, dazu ein kurzer Call im Monat.

Was du einplanen musst: einmal 90 Minuten Übergabe, danach etwa 20 Minuten pro Woche.

Pakete

Was es kostet

Drei Möglichkeiten, kein Paketdschungel. Wechseln kannst du jederzeit.

Systemcheck90 Minuten, du bekommst eine schriftliche Zusammenfassung 90 €
Basis10 Stunden im Monat 450 € / Monat
Plus20 Stunden im Monat 850 € / Monat

So sieht ein Monat mit 10 Stunden aus: 3 Stunden Kursbetreuung und Zugänge, 2 Stunden Newsletter, 2 Stunden Posteingang und Rechnungen, 2 Stunden Automatisierungen bauen und warten, 1 Stunde Abstimmung. Deine Aufteilung machen wir im Systemcheck.

Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit Nicht genutzte Stunden verfallen, dafür bindest du dich nicht Zusätzliche Stunden 50 €, alle Preise sind Endpreise Alles remote, auf Deutsch oder Englisch, höchstens 15 Std./Woche gebunden Du buchst eine Freelancerin: keine Lohnnebenkosten, kein Urlaubsanspruch, keine Kündigungsfrist

Aktuell zwei Plätze frei

Wenn es voll ist, sage ich dir das und nenne dir einen Termin.

Kennenlernen buchen oder direkt den Systemcheck anfragen

Ehrlich gesagt

Was ich nicht mache

Keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Ich bereite vor, deine Steuerberaterin macht den Rest.
Keine Telefonhotline und keine Erreichbarkeit rund um die Uhr. Reaktionszeit ist ein Werktag.
Keine Kaltakquise in deinem Namen.
Und ich bin nicht die Richtige, wenn du jemanden für 20 Euro die Stunde suchst. Dafür bin ich zu teuer, und du bekommst woanders mehr Hände.
Keine Zusammenarbeit, bei der ich der einzige Ort bin, an dem das Wissen liegt. Ich dokumentiere immer mit, damit du jederzeit ohne mich weiterkommst.

Lena Rothe im Treppenhaus, mit Handy und Notizbuch in der Hand

Warum ich

Ich kenne beide Seiten deines Schreibtischs

Ich unterrichte seit 2018 Yoga, über 700 Stunden Ausbildung in Rishikesh, dazu eigene Retreats in Deutschland und Indien. Ich weiß, wie eine Retreat-Anmeldung wirklich abläuft.

Davor war ich Projektmanagerin, unter anderem bei der Kulturhauptstadt Chemnitz 2025, zwei Masterabschlüsse, heute Automatisierung mit Make. Also jemand, der deine Technik in Ordnung bringt und trotzdem versteht, wovon du sprichst.

ProjektmanagementMake / AutomatisierungNewsletter & ContentYogalehrerin seit 2018Deutsch & Englisch

Mehr über mich

Referenzen

Yoga is You, Simone Lehner

30 Min.gespart pro Buchung

0 €laufende Zusatzkosten

+100 €mehr pro Kurs, seit die Technik steht

„Lenas Arbeit spart mir rund eine halbe Stunde pro Buchung und wird mir viel Zeit einsparen, die ich sinnvoller und kreativ einsetzen kann.“

Simone Lehner · Shakti, Yoga is You

Die ganze Case Study lesen

Samsara Living and Art, Nürnberg

„Die Zusammenarbeit mit Lena ist für uns eine riesige Bereicherung. Sie unterstützt uns unter anderem bei Eversports und bei der Neugestaltung unserer Website und arbeitet dabei unglaublich zuverlässig, lösungsorientiert und mit einem sehr guten Gespür für unsere Wünsche. Besonders schätze ich, wie unkompliziert, herzlich und angenehm die Kommunikation mit ihr ist. Man kann Aufgaben vertrauensvoll abgeben und weiß einfach, dass sie sich darum kümmert und eine hervorragende Lösung findet. Genau diese Mischung aus Professionalität, Eigeninitiative und persönlichem Umgang macht die Zusammenarbeit mit Lena so wertvoll. Ich kann sie von Herzen empfehlen.“

Kristina · Samsara Living and Art, Nürnberg

Fragen

Was Kundinnen vorher wissen wollen

Wie schnell antwortest du?

Innerhalb eines Werktags. Wir haben einen festen Slot in der Woche, in dem ich deine Sachen abarbeite. Wenn etwas brennt, schreib mir, dann schiebe ich es dazwischen. Rund um die Uhr erreichbar bin ich nicht, und das ist Absicht. Ich arbeite zwischen Europa und Asien, deine Sachen sind trotzdem morgens deutscher Zeit erledigt. Wenn ich selbst auf einem Retreat bin, sage ich das mindestens zwei Wochen vorher an, und wir ziehen vor, was nicht warten kann.

Was, wenn ich in einem Monat weniger oder mehr brauche?

Dann sagst du Bescheid. Zusätzliche Stunden kosten 50 €. Nach unten geht es über einen Wechsel von Plus auf Basis zum nächsten Monat. Nicht genutzte Stunden verfallen, dafür gibt es keine Mindestlaufzeit und du bindest dich nirgends. Am Monatsende bekommst du eine Übersicht, was gemacht wurde und wie lange es gedauert hat. Du siehst also, wo deine Stunden hingehen.

Auf welche Tools bist du eingearbeitet?

Sicher bin ich auf Make, MailerLite, Calendly, Notion, Google Workspace, Canva und WordPress, dazu statische Websites, wenn du keine WordPress-Installation pflegen willst. Wenn du etwas anderes nutzt, sage ich dir ehrlich, ob ich es kann oder mich erst einarbeiten müsste. Einarbeitung stelle ich dir nicht in Rechnung.

Wie kommst du an meine Zugänge, ohne dass ich ein ungutes Gefühl habe?

Über einen Passwortmanager, nie per Mail oder Chat. Wo es geht, bekomme ich einen eigenen Account mit eigenen Rechten statt deinen. Alles bleibt in deinen Tools, auf deinen Verträgen und deinen Rechnungen. Wenn wir aufhören, ziehst du meine Zugänge in fünf Minuten zurück und behältst alles, inklusive der Dokumentation. Weil ich mit Teilnehmerdaten arbeite, schließen wir dazu einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Den bringe ich mit, du musst ihn nicht besorgen.

Kann ich erst mal klein anfangen?

Ja. Der Systemcheck für 90 € ist genau dafür da. 90 Minuten, danach hast du schriftlich, was sich in deinem Setup lohnt und in welcher Reihenfolge. Wenn du danach buchst, rechne ich ihn beim ersten Monat an. Wenn nicht, behältst du die Zusammenfassung trotzdem. Starten kann ich normalerweise innerhalb von zwei Wochen.

Kennenlernen

Lass uns 30 Minuten sprechen

Unverbindlich und kostenlos. Du erzählst, was gerade am meisten Zeit frisst, ich sage dir, was ich davon übernehmen würde. Danach entscheidest du in Ruhe.

Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Kontakt

Oder schreib mir einfach

Schreib mir in zwei, drei Sätzen, was gerade liegen bleibt. Ich antworte innerhalb eines Werktags. Direkt per Mail geht auch: hallo@somatara.de

Running your studio or retreat business in English? That works too, just write to me in English and we will keep it that way.